L'événementiel, un secteur connecté?

Par la rédaction 3 commentaires - 29/10/14

Pour l’instant, les organisateurs de salons et congrès restent encore timides dans l’utilisation des nouvelles technologies. L’utilisation du numérique est pourtant une occasion unique de réinventer le modèle historique du salon physique.

D’abord, les nouvelles technologies permettent de renforcer le contenu des salons et donc de rendre l’expérience client plus interactive et conviviale. Certains organisateurs font déjà appel à des prestataires spécialisés dans les solutions technologiques interactives comme les logiciels de gestion des invitations et de relance, les badges avec QR Code, les retransmissions de conférences par Web TV, les bornes interactives ou encore les applications mobile multiplateformes avec séances de questions de la salle par SMS, Quizz ou QCM, votes par SMS…N'hésitez pas à vous rendre sur notre moteur de recherche pour trouver la solution qui répondra le mieux à vos attentes.

American Express Meetings & Events a interrogé 336 organisateurs de réunions et 161 participants à des réunions et événements au cours du premier semestre 2014. Le rapport intitulé "Grandes espérances : l'utilisation de la technologie dans les réunions, un domaine en pleine évolution" met l'accent sur les technologies émergentes, la façon d'en tirer profit pour accroître l'adhésion et la productivité et révèle certains décalages entre la vision des organisateurs et les attentes des participants.
Selon le rapport, les applications mobiles en lien avec les réunions BtoB et l’événementiel sont jugées indispensables pour la planification.

L'étude montre que 67% des organisateurs de réunions et 55% des participants considèrent ces applications comme étant importantes. L'accès au programme et la description des sessions constituent un point clé, ainsi que la possibilité de planifier des réunions sur place avec des exposants et d'autres participants.

 

Le digital permet aussi de soigner l’attractivité des sites d’exposition. Cela passe notamment par la mise en place de réseaux complémentaires et de qualité (4G, fibre optique, wifi) pour supporter l’augmentation du trafic. Saluons d’ailleurs l’initiative d’OnlyLyon Tourisme et Congrès et de la solution Hippocketwifi qui offre aux visiteurs la possibilité de rester connectés à Lyon mais également partout en France depuis un Pocket Wifi. Disponible au Pavillon OnlyLyon Tourisme, place Bellecour, ce dispositif mobile est un moyen pratique et économique de disposer d’une connexion Internet haut débit continue (4G LTE, jusqu'à 100Mb/s).  La solution est disponible à partir de 8€/jour seulement pour 300Mb/jour.  Les gestionnaires devront encore plus investir dans la connectivité, la modularité et la complémentarité de leurs infrastructures. Cela les poussera à collaborer plus étroitement avec les opérateurs télécoms (pour accroître la capacité des réseaux) et les exposants (pour limiter les connexions wifi « sauvages »).

 

Les médias sociaux sont jugés plus importants par les organisateurs que par les participants.

Au cours des dernières années, l’utilisation des médias sociaux lors des réunions et évènements s’est développée de manière exponentielle. En effet, les professionnels utilisent de plus en plus ces outils pour communiquer, obtenir des informations et partager leurs commentaires en temps réel. Les réseaux sociaux font intégralement partie de la communication et du marketing mix de nombreux organisateurs d'événements professionnels. Etre actif sur les réseaux sociaux, c’est favoriser la proactivité des opérateurs avant, pendant et après l’évènement. De la promotion d’événements à l’anticipation de nouvelles tendances, l’importance des réseaux sociaux est devenue indispensable. L’étude American Express Meetings & Events révèle toutefois que l’utilisation des médias sociaux est considérée comme plus essentielle par les organisateurs que par les participants, puisque 43 % des professionnels du MICE, contre seulement 35 % des visiteurs, estiment que les capacités à maîtriser les médias sociaux sont très importantes.

Les réseaux sociaux remplissent leurs objectifs : faire connaître l’événement
Après avoir réalisé un sondage en ligne d'avril à juin 2014 auprès d'un échantillon représentatif d'environ 2 000 organisateurs d'événements (congrès, séminaires, conférences, salons, événements culturels et d'entreprise) dans le monde, XING EVENTS, l’expert dans la gestion des participants et le marketing événementiel, vient de publier la quatrième édition de son rapport Social Media & Events. Il a été demandé aux organisateurs de déterminer la façon dont ils utilisaient les médias sociaux pour le communication, d'identifier les derniers développements et les difficultés auxquelles ils se heurtaient.

  • Comme l’année dernière, Facebook (89%) et Twitter (63%) se taillent la part belle. La nouvelle tendance est d'ailleurs au LiveTweet notamment lors des conférences. En début de présentation, un code WIFI et un mot de passe créé pour l’événement vous sont confiés, ainsi que le hashtag dédié, vous invitant à le livetweeter activement. YouTube quant à lui arrive en 3ème position avec 52% devant LinkedIn. Ces canaux sont jugés comme ayant le plus gros potentiel dans le marketing événementiel.

  • Les objectifs principaux des organisateurs restent l’augmentation de la notoriété des événements et de la marque. Il ressort que les organisateurs utilisent les réseaux sociaux davantage pour fidéliser et créer du lien avec leurs clients (61%) que pour en conquérir de nouveaux (31%). Près de la moitié des organisateurs ont atteint leurs objectifs grâce aux médias sociaux. Les résultats de l'étude montrent que si assez de ressources ont été anticipées, il est possible d’atteindre ses objectifs fixés grâce à l’utilisation des médias sociaux. Comme les années précédentes, et ce malgré l'immense potentiel, les ressources sont souvent sous-estimées. Le manque de temps et de personnel restent le plus gros problème qui empêche les organisateurs d'atteindre leurs objectifs. Gare au contenu de votre message! A l'heure où la création de buzz sur les réseaux sociaux est devenue une stratégie marketing majeure, les avis divergent. Selon le rapport d'American Express Meetings & Events, seuls 39% des participants jugent très important de publier et lire des commentaires ou avis sur les réunions et événements, contre 50% des organisateurs. La participation à des jeux-concours via les réseaux sociaux n’intéresse réellement aucun des deux groupes : 54 % des participants et 41 % des organisateurs estiment que ces fonctionnalités ont peu d’importance.

 

  •  Les réseaux sociaux ne sont pas seulement un moyen de communication incontournable pour les organisateurs, ils sont aussi un moyen d’échanges entre participants. L’idée de créer des opportunités de réseau est aussi importante pour les participants que l’événement en lui-même. C’est même un facteur dans la réussite d’un événement. Près de 30% des organisateurs reconnaissent cette tendance et fournissent déjà à leurs participants les moyens de créer des connexions entre eux en amont de l’événement et de rester en contact par la suite. 70 % des organisateurs interrogés par XING EVENTS ne proposent pas encore cette fonctionnalité de rapprochement des participants, mais 41 % la trouvent intéressante. Rappelons que des participants satisfaits seront vos meilleurs ambassadeurs. Presque tous les organisateurs prévoient de continuer à renforcer leur utilisation des médias sociaux.

 

Les organisateurs privilégient les réunions physiques aux réunions virtuelles

Parmi les 500 personnes interrogées par American Express Meetings & Events, 74% des participants et 85% des organisateurs apprécient davantage les réunions physiques en raison des interactions sociales qu'elles offrent. 47% des participants et 49% des organisateurs conviennent qu'il est difficile de participer activement à une réunion virtuelle. 68% des organisateurs estiment en outre que les participants se laissent facilement distraire lors d'une telle réunion. Pourtant, les fonctionnalités interactives, dont celles qui permettent de réaliser des enquêtes, gérer les questions/réponses en temps réel et autres techniques utilisées au cours des réunions, peuvent permettre de maintenir l’attention des participants tout en rentabilisant le temps et les sommes investis.

La visioconférence en haute définition permet parfaitement d’expérimenter une rencontre “face à face”. Non seulement les déplacements sont réduits et l’impact sur l’environnement n’en est que meilleur. Mais l'impact financier de ces nouveaux formats de réunion ne peut être négligé. Leurs coûts sont relativement faibles si l'on prend en compte le nombre de rencontres qui peuvent être organisées et le nombre de personnes réunies pour le budget qui est consacré.

L’étude montre également que les collaborateurs sont à la recherche de plus d’options leur permettant d'assister à des réunions virtuelles : 63 % d'entre eux reconnaissent en effet qu’ils participeraient à davantage d'événements virtuels si l’option leur était proposée. Les organisateurs de réunions ne semblent toutefois pas avoir conscience de l’existence de cette demande, puisque 48 % de ceux sondés ne pensent pas que les participants assisteraient à davantage de réunions virtuelles si l’option leur était proposée. En outre, 45 % des participants estiment que la possibilité de participation virtuelle devrait être offerte pour l’ensemble des manifestations alors que seuls 35 % des organisateurs sont de cet avis. Certaines entreprises dans les secteurs des laboratoire pharmaceutiques, les hautes-technologies ou la finance utilisent déjà des outils comme les webcasts en complément des réunions physiques.

Très peu d’organisateurs de salons physiques mettent en place des salons virtuels en France. Leur frilosité vis-à-vis du salon virtuel répond incontestablement à une peur de cannibaliser leur cœur de métier. Pour autant, l’impact du numérique peut s’avérer commercialement considérable. Grâce à un système de tracking, les organisateurs de salons virtuels compilent un ensemble d’informations qui génèrent des prospects qualifiés. L’exploitation et la valorisation de ces prospects par les exposants ou organisateurs de salons physiques peut alors devenir une source de revenus capitale pour les organisateurs de salons virtuels. A terme, ces derniers pourraient baisser drastiquement le prix de location des stands virtuels pour se rémunérer sur la vente de fichiers de prospects qualifiés.

 

Quid des événements grand public?
Interactif, connecté, l'événement grand public trouve, dans les nouvelles technologies et réseaux sociaux, une caisse de résonance et un moyen d’interagir avec les participants. C’est aujourd'hui un moyen de célébrer la relation à la marque, l'émotion, le partage et le monde réel, avec un allié de poids: le digital. Il s'intègre parfaitement dans des dispositifs multimédia

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Le phénomène du quantified-self et des objets connectés s’empare donc du secteur de l’événementiel. Le billet n’est plus un billet, mais un objet à part entière. Et les événements deviennent connectés, interactifs, sociaux, et permettent d’engager le spectateur, tout en facilitant la récolte de données de la part des organisateurs. L’événement grand public peut trouver un relais très efficace dans les réseaux sociaux qui servent à annoncer le programme puis à partager l'expérience, comme en témoigne la dernière édition du Coachella Festival en Californie durant lequel les festivaliers étaient équipés de bracelets intégrant la technologie RFID. En partenariat avec la plateforme de streaming Spotify, les bracelets ont permis aux festivaliers de se connecter aux 17 bornes présentes, pour télécharger les playlists concoctées spécialement par les artistes. De plus, ce bracelet qui faisait également office de billet, enregistrait toutes les déplacements des festivaliers. L’expérience a été partagée sur les réseaux sociaux et a permis aux festivaliers de se constituer une carte postale virtuelle et interactive en souvenir.

Pour les spécialistes, l'avènement du digital et sa prolongation via les réseaux sociaux ne menace pas la profession. Le virtuel ne va pas détrôner l'expérientiel et l'événementiel. «On aura toujours besoin de réunir des publics dans le monde réel. Les réseaux sociaux et l'interactivité du Web sont plus des accélérateurs que des concurrents de l'événement en live», déclarait il y a peu Frédéric Bedin, Président du Directoire de PublicSystèmeHopscotch.

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Ce service est également proposé par Bienvenue Telecom, spécialisé dans le B2B, basé à Paris et qui dispose déjà de quelques jolies références parmi les professionnels du tourisme et les acteurs de salons (hôtels 4*, agence réceptive et conciergerie en ligne) : si vous souhaitez tester notre service, rendez-vous sur : bienvenuetele.com
Bienvenue Telecom (Prestataire) |
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A l'heure de la 4G, il existe de nouvelles solutions pour soulager le réseau wifi "indoor", souvent saturé dans les manifestations de type salons. Bienvenue Telecom propose pour les organisateurs et exposants une solution simple, qui permet également d'accompagner les participants au delà de l'enceinte du salon.
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